Har du styr på dine regnskabsbilag?

bilag

Som virksomhedsleder har du nok fokus mange andre steder end på bogholderiet. Måske har du ansat en bogholder enten i virksomheden eller som freelance eller også står du selv for det hele.

Ligegyldigt hvilken model du bruger, så vil du have brug for at have orden i dine bilag.

Manglende bilag kan betyder, at du går glip at skatte- eller momsmæssige fradrag. I en enkeltmandsvirksomhed kan dette være slemt nok, men såfremt det sker i et selskab, så kan ledelsen også gøres økonomisk ansvarlig for de manglende bilag.

Gode råd til at få styr på bilagene.

  • Fakturaer som modtages pr. email gemmes daglig i en separat folder. Eventuelt kan der sætte procedurer op så dette sker automatisk.
  • Fysisk modtaget fakturaer samles i et ringbind eller andet som markeres ’til bogføring’
  • Boner og andre løse kvittering har det med at flyde i punge og skuffer. Gør det til en vane at dagligt at lægge disse sammen med de fysiske fakturaer.
  • Månedligt bør du gennemgå dine bankkontoudtog for at se om du har alle bilag. Har du alt vedrørende Google, Facebook, mindre softwarekøb mm?
  • Sørg endelig for at få tømt dit bilagsarkiv ’til bogføring’ minimum en gang om måneden. Det vil sige bogfør disse i dit regnskabsprogram og marker disse med bilagsnummer og kom disse i et ringbind eller lignende. Hvis du er så heldig at have en tilknyttet bogholder, så klares dette naturligvis ved, at bilagene i pæn orden sendes til denne.
  • Overvej om det ikke kunne være en ide at bruge et regnskabsprogram, som du kan indscanne bilagene til. Fordelene er mange og du behøver måske så kun at have fat i bilagene en gang.

7 grunde til at outsource dit bogholderi

_I1F4723

Virksomheder i alle størrelser kan have fordele ved outsourcing af deres regnskabsopgaver på kort eller længere sigt.

Her er syv situationer hvor outsourcing kan give mening.

Virksomheden har ingen ansatte

Er du alene i virksomhed? Måske driver du en lille konsulentvirksomhed eller er i gang med opbygningen af noget større.
Dit bogholderi og regnskabsopgaverne er muligvis begrænsede. Opgaverne skal dog løses og det er vel næppe din spidskompetance.

Dette er en situation hvor outsourcing giver rigtig god mening. En professionel partner vil kunne få struktur på dit regnskab, så det bliver overskuelig, så det giver mening og bliver informativt. Informationerne skal jo være nemt tilgængelig for eksempelvis SKAT, men bestemt også for virksomheden.
Hvad så med prisen? Typisk så vil en professionel ikke have en højere timepris end den, som du selv udfakturerer samtidig, så vil opgaven kunne løses på kortere tid, hvorved at det faktisk kan være en dyrere løsning at varetage bogholderiet selv.

Ingen binding til dyre personaleomkostninger

Når virksomheden når en størrelse, hvor bogholderiet kræver en del timer, så kan det være fristende at ansatte en bogholder. Tidspunktet kommer da heldigvis også for de fleste. Men langt hende ad vejen, så vil det dog give bedst mening at forsætte samarbejdet med din professionelle partner. Der er en del skjulte omkostninger ved en ansættelse. Typisk så kan man godt lægge 30% til lønnen. Disse 30% skal dække sociale omkostninger, kontorhold, sygdom, ferie og meget mere.

Dette er et regnestykke, som skal laves før en ansættelse. Men det giver også mening når der skal spares i virksomheden.

Ansvar

Fejl begået af virksomhedens ansatte hæfter direktionen/bestyrelsen for. Nogle fejl kan være så graverende, at de kan påføre virksomheden tab i form af bøder eller erstatninger.

En professionel partner vil kunne blive pålagt dette ansvar for de outsourcede opgaver. Derfor er det også vigtig at sikre sig, at den professionelle partner har tegnet en forsikring, som dækker de udførte opgaver.

Løsning af midlertidige opgaver

Er virksomhed kommet bagud med bogholderiet måske på grund af sygdom, eller barsel eller måske en opsagt medarbejder. Her vil en professionel partner kunne hjælpe virksomheden hurtigt og sikkert videre.

Hurtig opstart af filial eller datterselskab

En udenlandsk virksomhed, som skal starte op i Danmark vil ved brug af en professionel hurtigt kunne have styr på det regnskabsmæssige setup ved outsourcing.

En virksomhed som starter op i en anden landsdel vil også have fordele ved outsourcing på kortere eller længere sigt.

Adgang til rådgivning et sted

Virksomhedens professionelle partner besidder en del viden, som virksomheden kan trække på. Det kan være regnskabs relateret med typisk også inden for HR.

Fleksibilitet

Måske er fleksibilitet ikke en 7. grund, men mere den gennemgående fordel ved outsorcing.

Outsourcing vil give dig fleksibilitet i forbindelse med

– økonomi
– op- og nedskalering af virksomheden
– spidsbelastningsperioder
– løsning af forskellig artede opgaver inden for økonomi og regnskab.

Banken siger: Nej – Nej!

bank

Mange virksomhedsejer føler, at i de banken møder en mur af afslag.

Selv mener du naturligvis, at din virksomheds drift og ide berettiger et lån eller kredit hos banken. Når svaret så er et enkelt men entydigt NEJ, så er frustrationerne forståeligt store.

Men er det kun banken, som fejler?
Naturligvis fejler banken. De har penge nok, som de ønsker at udlåne og overser muligvis en god forretning. Banken får ikke altid formidlet afslaget godt nok. Hvad skyldes afslaget? Manglende materiale? eller er der mulighed for at sammen med kunden at udarbejde en plan for hvordan bankens krav til kreditten kan opfyldes på sigt? Banken risikere både at overse den aktuelle forretning, men også at kunden skifter bank og dermed går fremtidige forretninger med denne kunde også tabt.

Tit fejler virksomhedsejeren også. Fokus går kun på at få kreditten hjem og et alt for lyserødt og ukritisk billed af virksomhedens nuværende og fremtidig situation tegnes. Endvidere så spørges der ikke grundigt ind til hvad banken skal bruge til at kunne træffe en fair og velovervejet beslutning. Alt for sjældent søges der om ekstern hjælp.Efterfølgende når afslaget modtages, så accepteres dette som oftest uden yderligere diskussion. Måske er afslaget reelt, men når det ikke er uddybende, så kan det jo ikke bruges fremadrettet.

Nu er du sur!
Som virksomhedsejer er det værste du kan gøre at begynde at surmule og give banken hele skylden og bare syntes, at det er håbløst det hele. En klog mand sagde en gang; ‘hvis du bruger mere en 40 sekunder på at ærgre du dig over ting du ikke kan gøre noget ved, så spilder du tiden’.

Derfor tænk over hvad du gjorde forkert. Stil eventuelt spørgsmålet til banken. Læg en plan for hvordan du kommer videre. Skal banken helt opgives eller kan det betale sig at holde kommunikationen igang og løbende informere om udviklingen i virksomheden.

Hvis du endnu ikke har haft mødet i banken, så er her lidt råd.

Få styr på hvem du skal tale med i banken.
Er det en du har talt med eller mødt er det en klar fordel. Derfor kan det også være en ide, at holde et møde med banken selvom du ikke har brug for finansiering. Så har du skabt kontakten.

Skønmaling er aldrig godt.
Vær realistisk men også gerne ambitiøs.

Overvej en forretningsplan
Banken forventer nok ikke, at du kommer med en stor og forkromet forretningsplan. Men sæt dig ind i hvad en forretningsplan er og gør dig overvejelser omkring hvad din skal indholde.

Tag stilling til dine historiske regnskabsdata
Hvis din virksomhed ikke er nystartet, så vil bank også bede om et regnskab eller balance. Pas på med at udlevere denne helt ukritisk evt. i form at udskrift fra dit økonomisystem. Tag stilling til tallene. Er der noget som kan se mærkelig ud og kræve en forklaring. Send gerne dine kommentarer med regnskabet, så tallet ikke står af alene.

Husk at din egen løn ikke har noget med virksomhedensdrift at gøre
Virksomhed eller selskab, så hav altid i mente, at banken kun sjældent er villig til at finansiere dit eget privatforbrug. Så argumenter om, at din løn skal betales af virksomhedens drift, som så skal finansieres af banken er meget svære at komme igennem med.

Søg ekstern hjælp
Overvej om du skal bruge en professionel til at udarbejde materialet. Husk at du altid skal være med ind over, så du er inde i materialet og forstår indholdet.
Din rådgiver kan også komme med i banken som bisidder.

Bruger du dine finansielle rapporter?

ChartImg (2)

Som mindre erhvervsdrivende bruger du vel også et økonomisystem til at holde styr på dit regnskab. Alt bliver her registreret på en betryggende måde og du får nemt et overblik over dit resultat, moms med mere.
De fleste systemer kan umiddelbart eller med få plugins give dig flere rapporter og dermed styringsværktøjer.
Hvorfor ikke prøve at sammensætte din egen lille rapportpakken?
Find frem til hvad der er vigtigt for din virksomhed at holde øje med.

Salget/omsætningen er vel vigtigt for os alle og i den forbindelse også dækningsbidraget. Dit system kan sikkert give dig et hurtigt overblik over salgets udvikling over året samt sammenligninger til sidste år og budgettet.
Samme rapporter kan laves over resultatet, debitorer, kreditorer eller hvad du mener er vigtigt for din virksomhed og som bør have din fokus.

Du vil hurtigt finde ud af, at når dette er systematiseret, så behøver du ikke bruge timer på at analysere rapporterne, men de kan måske hjælpe med overblik og fokusområder.

ChartImg (1)

Hjemmebogholder – Er du klar til årsregnskabet?

Styr på regnskaberne giver ro

Styr på regnskaberne giver ro

Hjemmebogholder – Er du klar til årsregnskabet?

Mange enkeltmandsvirksomheder gå allerede nu og tænker på årsregnskabet og selvangivelsen.

SKAT har offentliggjort, at selvangivelsen/årsopgørslen bliver frigjort den 6. marts, så førend da, så kan det skattemæssige ikke komme på plads.

Men er du nu helt klar med årsregnskabet. Mange vil sige ja –  fordi alle bilag er bogførte.

Hvorfor ikke bruge lidt tid på selvkontrol af regnskabet?

Du vil kunne lave nogle små afstemninger selv for at sikre dig, at alt i orden.

Hvad skal du så gøre?

Resultatopgørelse

  • Check de væsentlig konti for dobbelt bogførte poster.
  • Check ligeledes om der mangler nogle poster. Er eksempelvis de faste månedligposter, såsom telefon og husleje med hver måned?
  • Er der kommet moms på poster, som er momsfrie?
  • Få styr på de poster, som ikke kan fratrækkes 100% i skat

Balance

  • Hvis du har anlægsaktiver – har du så husket afskrivningerne?
  • Stemmer dine likvider, det vil sige kasse og bank?
  • Hvad med debitorerne? Passer saldoen, med hvad du har til gode hos kunderne, har du overblikket over hvem der skylder dig penge? Er der måske nogle ’døde debitorer’ som skal afskrives?
  • Stemmer kreditorsaldoen overens med hvad du egentlig skylder? Har du måske glemt nogle udbetalinger eller er der leverandører, som ’skylder’ dig en kreditnota?
  • Har du ansatte, så er det et must at kontiene med de skyldige poster for a-skat, am-bidrag mm. stemmer overens med virkeligheden. Se evt. på hvad du har betalt af a-skat og am-bidrag i januar og se om det stemme med det skyldige beløb pr. 31. december
  • Moms – afstem og kontiene for indgående og udgående til hvad du har indberettet i årets løb. Passer totalen af momskontiene, med det som du forestiller dig du skal betale eller have tilbage i moms ved næste afregning?

Dette er naturligvis ikke en fuldstændig liste, men har du styr på de nævnte ting, så er du da kommet langt.

Held og lykke med, at få et endnu bedre overblik over din økonomi.

Stig Jakobsen

Accountman

slider-accountman-3

Hvor tit udveksler du bilag med din revisor/bogholder?

Hvor tit udveksler du bilag med din revisor/bogholder?

Når man spørger brugerne af systemer så som E-conomic, Dinero og Billys Billing, hvad de syntes der er godt ved programmet, så er det gennemgående svar, at de føler, at programmet giver dem overblik over virksomhedens økonomi.

Det er jo forståeligt for overblik over virksomhedens økonomi giver – ro!

Hvis du selv fører dit bogholderi 100%, så bestemmer du jo selv hvor opdateret dette billed af virksomhedens økonomi er. Hvis du ikke sørge for at opdatere dette jævnligt, så snyder du …..dig selv!

Regnskab er historieskrivning

Dit regnskab beskriver groft sagt, hvad der skete i går, sidste år eller længere tilbage.

Hvis du skal kunne bruge dit regnskab og økonomisk status til noget er det så ikke væsentligt, at tallene afspejler virkelighed i går frem for et halvt år tilbage?

Regnskabsperiode lig med momsperiode?

Mange af mine kunder er kun fokuseret på at få afleveret bilag når der skal indrapporteres moms.

Jeg forstår da godt, at dette er noget, som hurtigt nedprioriteres i en travl hverdag. Men når momsperioden er halvårlig, så er de regnskabsdata, jo håbløst forældet.

Tag udgangspunkt i dag (19. oktober 2014). Hvis du i samarbejdet med din revisor/bogholder arbejder på denne måde, så er dit bogholderi måske ikke blevet opdatere siden 30. juni. Hvis du indberetter kvartalsvis, så skal ’regnskabet’ jo bare være klart den 1. december. Endnu værre, hvis du indretter halvårligt, så skal ’regnskabet’ først være klart den 2. marts 2015!!

Hvad alt dette betyder for styringen i virksomheden vil jeg gerne hav lov til at komme ind på i en anden blog.

Hvad skal du så gøre, hvis du vil have et mere opdateret overblik?

Hvis du selv fører dit bogholderi – så er det jo bare at komme i gang.

Hvis du benytter en revisor/bogholder til det hele eller delvis – så skal I jo aftale nogle nye procedurer for samarbejdet. Det behøver ikke at blive dyrere for dig, men overvej at bruge de muligheder som eksempelvis Billys Billing tilbyder;

  • Opload alle dine leverandørfakturaer og diverse bonner direkte til Billys Billing eller opret evt. en Dropbox eller lignende og del denne med din revisor/bogholder. Hvis I aftaler ’Dropboxløsningen, så aftalt, at der minimum er to mapper. En til ubogførte bilag, hvor du oploader dine bilag og en med bogførte bilag, hvor revisor/bogholder flytter bogførte bilag til, når disse er bogførte.
    Hvis du oploader bilagene direkte til Billys, så vil du jo løbende kunne så hvilke bilag, der ikke er bogførte.
  • Opload bilag jævnligt, måske dagligt. Hvis du gør det til en rutine, så er ingen sag. Mange fakturaer modtager du garanteret allerede pr. mail.

Held og lykke med, at få et endnu bedre overblik over din økonomi.

Stig Jakobsen

Accountman